HR timovi provode nevjerojatnu količinu vremena na zadacima koji se ponavljaju svaki tjedan. Slanje istih emailova. Zakazivanje intervjua. Kopiranje podataka iz jednog sustava u drugi. Podsjetnici koji uvijek zaborave.

n8n je open-source alat za automatizaciju koji te zadatke može preuzeti — bez da imate IT developera ili skupi enterprise softver. Evo pet workflowa koje koristimo s HR klijentima i koji odmah pokazuju rezultate.

1. Automatski screening životopisa

Otvorite poziciju i dobijete 80 prijava. Prvih 70 ne zadovoljava ni osnovne kriterije. Ručno pregledavanje traje sate.

Kako radi workflow:

  1. Kandidat pošalje prijavu (email, forma na webu, LinkedIn)
  2. n8n automatski preuzima životopis i šalje ga Claudeu s vašim kriterijima
  3. Claude vraća strukturiranu ocjenu: ispunjava/ne ispunjava, s obrazloženjem
  4. n8n automatski sortira kandidate i šalje vam sažetak u Slack ili email

Rezultat: Umjesto 4 sata čitanja životopisa, 15 minuta pregleda predfiltriranog shortlista.

2. Automatizacija komunikacije s kandidatima

Jedna od najvećih pritužbi kandidata: ne znaju gdje su u procesu. Jedna od najvećih pritužbi HR-a: nema vremena svima odgovoriti.

Kako radi workflow:

  1. Kandidat prođe screening → automatski dobiva email s potvrdom i okvirnim rokovima
  2. Prođe u sljedeći krug → automatski dobiva poziv na intervju s Calendly linkom
  3. Ne prođe → dobiva personalizirani rejection email (Claude personalizira prema životopisu)
  4. Prođe sve krugove → automatski dobiva offer informacije i sljedeće korake

Rezultat: Nula kandidata koji “visе” bez odgovora. Nula ručnog pisanja standardnih emailova.

3. Scheduling intervjua bez pingponga

Zakazivanje intervjua između kandidata, hiring managera i HR-a može trajati danima ako se radi emailom.

Kako radi workflow:

  1. n8n čita dostupnost u Google Calendaru hiring managera
  2. Automatski šalje kandidatu link za odabir termina (Calendly ili slično)
  3. Kandidat odabere termin → automatski se kreira event u svim kalendarima
  4. Dan prije intervjua svi dobivaju podsjetnik s potrebnim informacijama

Rezultat: Scheduling koji je ranije trajao 2-3 dana emailova sada traje 10 minuta.

4. Onboarding automatizacija za nove zaposlenike

Novi zaposlenik dolazi prvog dana. Trebaju pristup svim sustavima, uputama, kontaktima. Netko mora sve to organizirati — i uvijek nešto zaboravi.

Kako radi workflow:

  1. Potpišete ugovor → n8n automatski pokreće onboarding sekvencu
  2. IT dobiva zadatak za kreiranje accountova (Slack, email, alati)
  3. Novi zaposlenik dobiva sekvencijalne emailove: dan -3, dan 0, tjedan 1, tjedan 4
  4. Svaki email sadrži relevantne materijale za tu fazu onboardinga
  5. Manageru ide podsjetnik za 30-dnevni check-in

Rezultat: Svaki novi zaposlenik dobiva isti kvalitetan onboarding. Nula zaboravljenih koraka.

5. Praćenje isteka ugovora i HR rokova

Ugovor o radu ističe za 3 tjedna. Probni rok završava za 5 dana. Obvezna edukacija mora biti završena do kraja kvartala. Sve to je negdje u spreadsheetu — i uvijek netko kasni.

Kako radi workflow:

  1. n8n svaki dan provjerava HR bazu / spreadsheet s datumima
  2. 60 dana prije isteka ugovora → HR manager dobiva obavijest
  3. 30 dana prije → podsjetnik s prijedlogom akcija
  4. 14 dana prije → urgentna obavijest ako nema akcije
  5. Isti princip za probne rokove, edukacije, certifikate

Rezultat: Nula iznenađenja. Nula isteklih ugovora bez pravovremene odluke.

Što treba za implementaciju?

n8n možete hostati sami (besplatno) ili koristiti cloud verziju (od 20 EUR/mj). Svaki od ovih workflowa može biti gotov za implementaciju za 1-2 sata uz pravo znanje — ili za 2-3 dana ako učite od nule.

Na jednodnevnoj radionici prolazimo kroz sve ove primjere i gradimo workflowe prilagođene vašem specifičnom HR procesu. Odlazite s gotovim automatizacijama, ne s teorijom.